Gestión de compras: Modelo organizacional

Cuando se habla de mejorar la productividad y la efectividad en los procesos de compra en una organización, siempre se llega a la misma cuestión ¿qué modelo debo escoger centralizado o descentralizado?

Esta es una respuesta que no se debe tomar a la ligera y que requiere de una evaluación exhaustiva de pros y contras. De su decisión recae el éxito o el fracaso en el suministro ágil y eficaz de su suministro y por ende de la gestión general de la empresa.

Hay que tener en cuenta que cuando se habla de centralización no se refiere al lugar donde se encuentra concentrado su equipo de compras si no al sitio donde se toman las decisiones de gasto. Así que para escoger el modelo que mejor se adecua a su organización fíjese en el grado de centralización que administra o tiene en su control el área de compras en la empresa.

Pero, aun sigue la pregunta sin ser respondida. Así que vamos a hacer una lista de ventajas y desventajas de cada modelo para que pueda tomar una decisión más aterrizada:

 Compras centralizadas:

Como lo mencioné anteriormente, se refiere a una ubicación central donde se realizan la mayoría de las funciones de compra, es decir su autoridad y responsabilidad son asignadas a una organización central.

Ventajas Desventajas
Cercanía con aquellos cargos que toman decisiones organizacionales de alto nivel Distancia con respecto a los usuarios
Mayor especialización de compras Repetitividad en el trabajo
Las compras de bienes y servicios se realizan mediante procedimientos estandarizados. No siempre se atiende las necesidades locales con la prontitud y la efectividad que se requiere.

No siempre se podrá dar solución a los requerimientos de la forma solicitada, teniendo que adaptarse a productos y/o servicios genéricos o aprobados.

Mejores precios al comprar al por mayor o en grandes cantidades. Aumenta el riesgo de corrupción.
Estandarización de los productos y/o servicios a adquirir Muy poca flexibilidad, es prioridad el beneficio común antes que la necesidad propia de un área.
Mejor planificación en la producción y en el control de pedidos La programación para la entrega de los productos o servicios requeridos debe hacerse con más tiempo de antelación.

Se dificulta realizar solicitudes de compra extraordinarias o de urgencia.

 

Compras Descentralizadas

En este modelo las funciones y las responsabilidades en el suministro se encuentran en diferentes áreas de la organización.

Ventajas Desventajas
Mayor rapidez en las compras Los usuarios tienden a no planificar sus compras
Conocimiento de los proveedores locales Demasiada concentración en los proveedores locales pasando en algunos casos por alto mejores oportunidades de suministro con otros.
Disminuye la probabilidad de una interpretación equivoca en las requisiciones. El costo del suministro puede ser más alto.

Las compras son de menor volumen volviéndose más difícil gestionarlas.

Mejor servicio y atención a las necesidades específicas de cada área usuaria. Hay menos compradores especializados.
Existe una mayor autonomía a la hora de tomar decisiones Falta de estandarización
Mayor facilidad para la realización de compras urgentes Hay menos estandarización en la calidad de los materiales que se adquieren

 

En algunos casos cuando se cuenta con unidades de negocios múltiples o venden distintos productos o servicios, las organizaciones han contemplado implementar un tercer modelo en donde combinan las bondades que tiene el modelo centralizado y descentralizado para ser mucho más eficientes en la cual la función del suministro se encuentra parcialmente centralizada en las oficinas corporativas o casa matriz y otra parte, está distribuida en las unidades de negocios.

 

Para aquellos productos o servicios que se compran en grandes cantidades y su costo es muy alto (papelería, servicios públicos, seguridad y vigilancia, limpieza, tecnología, mensajería, etc) se utilizan las compras centralizadas, y para aquellos productos y servicios que se compran en cantidades pequeñas y urgentes las compras se hacen de manera descentralizada.

 

Ahora, ¿cuál es la mejor opción? La respuesta estará dada entre otros temas por el volumen de compras y el tamaño de la empresa, pero el reto de la organización estará dado por el análisis de los pros y contras del modelo, el establecimiento de estrategias para minimizar sus desventajas potencializando al máximo las ventajas y siempre cumpliendo con el objetivo principal de ser oportunos con respecto a lo que necesita la organización en tiempo, calidad y precio.

 

 

 

Daniel Campos
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Daniel Campos

CEO - Chief Executive Officer at InnovaSuppliers
Ingeniero Industrial, MBA en Dirección de Empresas de la Escuela Europea de Dirección y Empresa (EUDE) de España. Especialista en Gerencia y Administración de Sistemas de Gestión de la Calidad.Consultor empresarial. Experiencia en Gestión de Compras y proveedores. Co-fundador de InnovaSuppliers
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