¿La gestión del departamento de compras, dentro o fuera de la oficina?

Cuando empecé mi carrera en Compras, la primera lección que aprendí fue: conocer la empresa en la que estaba, conocer los departamentos que necesitaban de las compras, para ello tenía que estar con los usuarios, estar en los departamentos, estar en almacén, conocer lo que se compraba, las variedades de servicios y bienes que se compraba, conociendo esto el trabajo empezaba a ser más fácil.

Desde ese momento mi tiempo era divido en dos, dedicaba tiempo a estar con el usuario, conocer lo que ellos necesitaban, entender su lenguaje palabras que yo no conocía, y luego realizar las tareas administrativas propias del departamento, que para mí se resumen en una sola negociación; negociar tiempos, negociar precio, etc.

En esta era de la globalización, en la que los departamentos de compras ya no se encuentran en las oficinas cerca del usuario, ahora la función de compras se unifica en un solo lugar atendiendo a varias plantas e inclusive a varios países, como hacer para estar cerca del usuario, como hacer que la relación sea mucho más cercana y el usuario sienta que el departamento conoce, entiende y puede satisfacer sus necesidades

En mi experiencia luego de 12 años de vivir la evolución del departamento puedo sugerir los siguientes tips.

  • El departamento de compras es un área multidisciplinaria, por lo tanto, el compañerismo ayuda a que los profesionales aprendan de sus compañeros, conociendo lo que compran cada uno de ellos.
  • El teléfono se convierte en nuestro gran amigo, sin embargo, muchos usuarios no le agradan atender frecuentes llamadas telefónicas, ni tampoco atender reuniones frecuentes, por lo tanto, hagamos una lista de dudas, luego depuremos conversando con nuestros compañeros, proveedores, buscando en Google y luego llamar al usuario consultando aquello que no conseguimos respuestas y reconfirmando las respuestas encontradas.
  • En cuanto exista la oportunidad de visitar la planta, utilicemos al máximo el tiempo estando con el usuario, conociendo sus necesidades dejar de hablar nosotros y escuchar al usuario en todo lo que nos pueda explicar, buscando que nos den toda la información para poder realizar un mejor trabajo: cuáles son sus expectativas, cual es la percepción con respecto al servicio de los proveedores, que nuevas ideas se tiene para mejorar el área de compras, etc.
  • El comprador debe de entender que el proceso de compras es el mismo para todo servicio o bien que se desea adquirir, sin embargo, antes de entrar a negociar es primordial saber las necesidades del usuario y conocer el mercado en el cual se va a realizar la negociación. Al proceso de compras se puede aplicar indicadores de gestión y proyectos de mejora continua.

Para profesionales que se encuentran en esta posición el reto es muy grande pero alcanzable, el departamento de compras debe de estar en su escritorio, en su oficina, pero a su vez debe de estar informado e involucrados de los proyectos, presupuestos, muy pendientes de los indicadores de su gestión y demás trabajos que se den en las áreas usuarias para lograr cumplir con las metas que la empresa desea, ahorros, confianza y eficiencia.

Juan Carlos Jimenez Tutiven

Juan Carlos Jimenez Tutiven

Experto en Compras at Cervecería Nacional
Profesional en negociación con más de 10 años de experiencia realizando adquisición de servicios, materias primas, materiales indirectos, servicios de eventos, servicios logísticos. He trabajado en proyectos de mejora continua, eficiencia en tiempos logísticos, eficiencia en uso de presupuestos logrando hasta un 40 % de ahorros vs presupuestos. Construyendo confianza entre departamento de compras con los clientes internos de la compañía, asistiendo en elaboración de presupuestos, participación activa en proyectos

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