¿A que le llamamos compras estratégicas?

¿A que le llamamos compras estratégicas?

Renovarse o morir, dice un viejo dicho y por supuesto que los departamentos de compras de las empresas, no están exentos de esto.

La función de compras tiende día a día a reinventarse de manera constante y a medida que esta se vuelve más eficiente, su trabajo se centra menos en el trabajo táctico a corto plazo y se enfoca más en las actividades estratégicas a largo plazo.

Las compras estratégicas son un tema amplio y con muchos factores que intervienen en su proceso, pero a manera resumida, tratare de explicar en que consiste y cuales son los principales factores a considerar.

Se puede definir a las compras estratégicas como una metodología enfocada a la reducción del costo total de los materiales, bienes y/o servicios que son adquiridos por una empresa.

Llevando a cabo esta metodología los departamentos de compras serán capaces de identificar las mejores oportunidades de compra, al menor costo, minimizando el riesgo, con una visión clara de las innovaciones de productos y de mercado, con la mejor calidad; todo ello soportado por la selección correcta de proveedores.

Las metodología de las compras estratégicas deberán cumplir con las siguientes etapas:

Análisis de gasto

Esta etapa, sea tal vez la más importante de la metodología de las compras estrategicas, ya que permite tener a la empresa una visión clara de cómo esta compuesto su gasto por compras.

Se debe analizar el gasto por cada categoria de productos, bienes y servicios comprados basando el análisis sobre: que se compra, como se compra, a quien se le compra y cuanto se compra.

Los resultados obtenidos deben ser la herramienta principal para la identificación de oportunidades potenciales de obtener ahorros.

A la par, esta etapa nos permitira analizar el costo total de propiedad (TCO, Total Cost of Ownership), donde se podra incluir los costos ocultos (pej, costo de la gestión de compras, condiciones de pago que afectan los costos de capital, niveles de inventario de seguridad, etc.).

Análisis de proveedores

El equipo de compras debera ser capaz de identificar el mercado de proveedores, con lo que en primer instancia se lograra un entendimiento mejor del mercado de oferta de manera local, regional, nacional y global.

Este entendimiento dara una idea precisa de las barreras existentes en el mercado y tipo de competencia a las que se enfrentan (o enfrentaran), los nuevos competidores, el tamaño del mercado, proveedores de productos sutitutos, etc.

A travez de la gestion de las relaciones con los proveedores (SRM, Supplier Relationship Management), se debera medir el desempeño de los proveedores, identificar a los proveedores clave y sentar las bases para la identificación e implementación de mejoras.

La SRM dara inicio al desarrollo de proveedores, una actividad a mediano y largo plazo que permitira trabajar de la mano con los proveedores clave para la empresa y desarrollar junto a estos de forma constante, nuevas capacidades o productos, permitiendo la reducción sostenible del costo de las compras y de la cadena de suministro en si misma.

Desarrollo de herramientas de productividad

El desarrollo de dichas herramientas permitiran optimizar el análisis de información, resultando en la identificación de mejores formas de automatizar, reducir costos, delegar o eliminar tareas que no aporten valor al proceso de compras. Estas herramientas deberan soportarse con la implementación de técnologia tales como plataformas de compra online, portales de proveedores, plataformas de business intelligense, plataformas de subastas, etc.

Definición de la estrategia de compra 

Una vez identificadas las oportunidades y riesgos de cada uno de los escenarios de compra, se debera acordar la estrategia a seguir en conjunto a la alta dirección y áreas involucradas. Garantizando con esto, que dicha estrategia cuente con la aprobación y apoyo de toda la compañía. En esta etapa se establecen puntos importantes como tiempos de entrega, demanda actual y futura, niveles de servicio esparados, formas de pago, lugares de compra, protocolos de comunicación entre empresa y proveedor, etc.

Gestión de contratos corporativos

La empresa y su área de compras buscan negociar de forma consolidada el gasto de toda la organización, y es de vital importancia cerrar contratos con una base seleccionada de proveedores, para cubrir las necesidades de toda la organización.

Dicha negociación cuenta con una preparación mucho mayor y un entendimiento más profundo tanto de los productos, bienes y/o servicios, del mercado y de los proveedores.

Este proceso exige al comprador ser lo suficientemente hábil para lograr asegurar el mayor valor de la negociación manteniendo un enfoque integral que lleve a concretar un acuerdo beneficioso para ambas partes (Ganar-Ganar).

Desde mi punto de vista, es de gran importancia que los clientes internos y otras áreas que se encuentren involucradas, participen en el proceso de preparación para evitar con esto, que algun aspecto importante quede fuera de la negociación final.

Por supuesto que de manera inversa, compras debera participar e involucrarse en las fases iniciales del desarrollo de especificaciones en donde aportara un conocimiento especializado en relación a la disponibilidad de materiales, elementos de costo, componentes estándar y confiabilidad de la base de proveedores.

Cálculo de ahorros alcanzados 

Siendo tal vez el objetivo principal de las compras estrategicas, es importante que se cuente con un proceso de captura de ahorro periodicio, lo que nos permitira monitorear de manera continua el cumplimiento y logro de las metas trazadas. Por supuesto que los indicadores de medición de ahorro deben estar presentes en todo momento.

La correcta ejecución de estos pocesos fortaleceran no solo al área de compras, sino a toda la compañía, dado el nivel de integración que se promueve con las demás áreas funcionales y la alineación de la estrategia de compras, con los objetivos y metas de la organización planteadas por la alta dirección, trayendo consigo beneficios tales como;

  1. Obtención de Ahorros.
  2. Eficiencia en Proceso.
  3. Mejoras Intangibles.

Como lo comente en mi artículo anterior, compras no es una entidad independiente, por lo que para que esto se logre es necesario contar en todo momento,  principalmente  con los siguientes elementos:

Compromiso Organizacional: Es imprescindible contar con el compromiso de la alta dirección, ya que esta debera asegurar que la información sea compartida continuamente con el área de compras y que la integración interdepartmanetal fluya de manera continua buscando alzanzar los objetivos planteados por la organización.

Accesibilidad a Información: Compras debe tener a disposición la información del negocio que le permita reaccionar de forma proactiva y eficiente ante cualquier ventualidad. Cuando se ejecuta correctamente, el abastecimiento estratégico permite a la empresa evaluar continuamente la información sobre la estrategia del negocio, las condiciones del mercado en general, el desempeño de los proveedores, las necesidades y expectativas internas, los impactos de futuros proyectos, etc.

Cultura de Mejora Continua: La gestión del cambio apoyada por la alta gerencia, será fundamental para la obtención de resultados pero sobre todo para mantenerlos de forma sostenida durante la implementación y ejecución de las etapas del proceso de compras estratégicas.

 

Guillermo Hernandez

Guillermo Hernandez

Gerente de Compras at BioFields
Ingeniero Industrial por el Instituto Politécnico Nacional (México), con amplía experienciaprofesionaltrabajando para empresas manufactureras de nivel internacional (+15 años)en compra de materiales, bienes y servicios (directos e indirectos), gestión y desarrollo de proveedores y generación de estrategias enfocadas a la obtención de relaciones a largo plazo,mejores condiciones comerciales, ahorros y reducción de costo total de propiedad.
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