Homologación de proveedores , ¿Qué es y cómo funciona?

¿Que es la homologación de proveedores?

La homologación de proveedores es un proceso en donde la organización define una serie de parametros que los proveedores deberán cumplir para poder suministrar sus productos o servicios.

Dentro de este proceso se busca analizar y evaluar diferentes aspectos del proveedor, con el fin de asegurar el correcto abastecimiento del producto o servicio ofrecido.

Un correcto proceso de homologación de proveedores deberá responder a una serie de preguntas relacionadas con su desempeño, calidad y capacidad para entregar los productos o servicios ofertados de manera satisfactoria.

El verdadero valor agregado que esta actividad presenta es que al contar con un proceso de homologación de proveedores se está minimizando los riesgos que pueden ser causados por la acción misma del proveedor.

Algunos de los riesgos que podrían presentarse al no contar con un proceso de homologación de proveedores pueden ser:

  • No calidad del producto o servicio adquirido
  • Reprocesos
  • Demoras
  • Multas
  • Incumplimientos
  • Afectación reputacional
  • Aumento de quejas por parte de los clientes, etc.

Cabe anotar que la homologación de proveedores no obliga a la organización a trabajar con este.

Sin embargo, un proveedor que desee trabajar con una empresa que ya cuente con un sistema de homologación de proveedores deberá cumplir con el respectivo proceso para poder vender sus productos o servicios.

La decisión de comprar dependerá del proceso estipulado por la organización para su gestión de compras.

 

Métodos para la Homologación de proveedores.

Algunos de los métodos más usados son los siguientes:

1. Cuestionario de homologación. En este caso, la organización diseña un cuestionario en donde se estipula una serie de preguntas que dan respuesta a sus necesidades.

El proveedor diligenciará el cuestionario y dependiendo de su respuesta, la organización dará el aval para su respectiva homologación.

2.Auditoría. Al igual que el método anterior, la organización diseña un cuestionario, pero para este caso puntual la verificación será en las instalaciones del proveedor.

El proveedor recibe la visita en sus instalaciones y en esta se evalúan los aspectos definidos en el cuestionario.

Como resultado de esta actividad, el proveedor obtendrá una calificación con la cual se podrá aceptar, rechazar o postergar su homologación hasta que los hallazgos encontrados se cierren correctamente.

3.Test de producto. En este método se prueba por un tiempo determinado, los productos que ofrece el proveedor.

Al final del periodo se valida su uso y se determina si se puede o no homologar.

4.Homologación por histórico. Con este método se busca homologar a proveedores que actualmente trabajan con la empresa y sus resultados han sido positivos.

Para eso, se analizan los resultados históricos del proveedor: cantidades suministradas, desempeño del proveedor, reclamaciones, etc.

Teniendo en cuenta estos resultados se decide aceptar o no su homologación.

En conclusión, la homologación de proveedores ayudará a la organización a contar con un listado de proveedores idóneos para la operación.

Adicionalmente, para una mayor efectividad, este proceso debe ser realizado con las partes involucradas (Ej. comprador, área usuaria, calidad, etc).

No importa el método que se decida implementar, lo importante es el resultado que se obtendrá. Es hora de poner manos a la obra.

 

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Daniel Campos
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Daniel Campos

CEO - Chief Executive Officer at InnovaSuppliers
Ingeniero Industrial, MBA en Dirección de Empresas de la Escuela Europea de Dirección y Empresa (EUDE) de España. Especialista en Gerencia y Administración de Sistemas de Gestión de la Calidad.Consultor empresarial. Experiencia en Gestión de Compras y proveedores. Co-fundador de InnovaSuppliers
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