Comprar no es sinónimo de regatear

No sé si la palabra regatear es entendible en cualquier país, sin embargo, para anteponerme a cualquier problema de interpretación, el significado es simple y se refiere a la acción de debatir un precio para lograr un mejor valor frente a una compra.

Es increíble, pero existen personas y aún peor directivas que consideran que el área de compras es un departamento que tiene la simple y monótona función de pedir tres cotizaciones y buscar el precio más bajo, razón por la cual usted habrá escuchado comentarios como: ¿por qué esta área siempre se demora en conseguir proveedores, en llamarlos y luego regatear el precio?  esto no tiene ninguna ciencia, por lo que es difícil de explicar por qué son tan demorados en dar una respuesta a un simple requerimiento.

Pero una vez se mira más a fondo las funciones y responsabilidades que tiene el área de compras, se puede detectar que tan lejos se está de lo que realmente este departamento realiza y al terminar de leer esta publicación, usted concordará conmigo y se hará la siguiente pregunta: con todo lo que hace esta área ¿porque generalmente son los que peor fama tienen en las organizaciones?

Como lo mencioné en mi anterior publicación (El Cliente no siempre tiene la razón), en este mundo en donde la tendencia es tercerizar la mayoría de los procesos para enfocarse en las actividades vitales de su negocio, se hace imprescindible controlar a los proveedores asegurando que los requisitos pactados son entendidos y cumplidos como el contrato u orden de compra estipula, esto sin dejar de tener en cuenta que debe cumplir con todos los requisitos de ley y demás requisitos que su producto o servicio trae implícitamente. Aquí es donde viene el verdadero rol del área de compras, su importancia y su aporte al crecimiento de la organización (citaré algunas actividades para no extenderme tanto y aclaro no son todas).

El área de compras una vez recibe un requerimiento debe:

  • Hacer un reconocimiento de la necesidad del cliente. Este es un tema en el que un comprador puede ocupar mucho tiempo ya que generalmente el cliente interno no sabe lo que quiere o lo que necesita. El comprador debe encaminar al cliente interno a que identifique claramente su requerimiento y sea lo más específico posible, para poder asegurar la compra.
  • Verificar el comportamiento del mercado, porque no siempre el “ya” es el momento indicado para comprar
  • Verificar que el proveedor cuenta con la experiencia requerida
  • Analizar e identificar que proveedor cuenta con la capacidad productiva y financiera para poder cumplir con los requerimientos
  • Identificar que el proveedor es seguro o confiable, es decir que no tenga inconvenientes de tipo legal
  • Contrastar las especificaciones técnicas y no técnicas con lo que el cliente está solicitando
  • Asegurar que en el contrato u orden de compra queden establecidos minuciosamente los tiempos de entrega y demás temas que en un momento dado pueden afectar a la compañía
  • Analizar cuál es el mejor método y más rentable para los temas logísticos, mantenimiento de inventarios, etc
  • Negociar con los posibles proveedores y no solamente precios si no cosas adicionales que curiosamente el cliente interno no ve y mucho menos valora: los valores agregados. Este tema es tan interesante y tan importante que no me voy a centrar en este punto pero prometo sacar una publicación para hablar de esta actividad.
  • Dar los insumos necesarios para que el área jurídica (o en algunos casos el mismo comprador) diseñe el contrato u orden de compra.

Por último pero no menos importante, existe una responsabilidad final y es el relacionamiento cercano con el proveedor, el cual comprende no solamente la comunicación entre ambos para realizar solicitudes, sino que también es el momento en donde se retroalimenta y se le indica cualquier inconveniente surgido, la manera de poder solucionarlo y establecer nuevas estrategias de mejora, que sean viables para las partes, así como asegurar la relación comercial por más tiempo.

¿Pero para que hacer tantas actividades? En mi concepto el objetivo es simple, asegurar un producto o servicio como lo requiere el cliente, minimizando cualquier riesgo para la organización y a un precio razonable. Cada vez que usted recibe su producto o servicio, puede estar tranquilo que en todo lo que posiblemente no pensó que podría ocurrirle, ellos ya lo revisaron y lo están controlando de alguna manera.

Ahora tratando de responder la pregunta que mencione anteriormente ¿porque generalmente son los que peor fama tienen en las organizaciones? Podría decir que en la mayoría de los casos es porque no hay políticas ni procedimientos claramente definidos (o no se han comunicado a las partes interesadas de manera correcta) en donde se contemplen los tiempos y requisitos que se necesitan para cumplir eficazmente con cada una de las actividades que el área de compras debe realizar, ni mucho menos son estrictos en el cumplimiento de estas, de hecho, en algunas ocasiones son las mismas directivas las que por lograr simpatía entre sus pares acepta algunas desviaciones en el procedimiento o permite saltarse pasos. Quiero hacerle una pregunta ¿Un revisoría Fiscal aceptaría cerrar un hallazgo prometiéndole que la próxima semana le traerá todos los respectivos soportes?, ¿Recursos humanos permitiría firmar un contrato a un empleado sin habérle hecho las respectivas entrevistas y exámenes de conocimiento, validar su experiencia y demás documentos? ¿Contabilidad cerraría un balance para entregarlo a las entidades gubernamentales con un valor aproximado o tentativo?, entonces porque compras si debe aceptar que se incumpla su procedimiento?.

Tenga en cuenta que empresarialmente hablando toda excepción se vuelve regla y toda regla se debe cumplir por lo que, si no se cumple, el área no funciona, es desordenada y es mal administrada, así que mi consejo es que no permita que su área sea criticada, haga valer sus políticas y procedimientos y por supuesto otorgue valor a lo que el área de compras hace día a día.

Ahora que conoce el rol y la importancia del área de compras en una organización, entenderá que su función menos relevante es regatear, ¿de que serviría comprar al precio más bajo si las demás actividades no se controlan o se estudian? ¿De que serviría generar ahorros inicialmente, si después tendrán que gastar los mismos en reprocesos, demandas, indemnizaciones al cliente, búsqueda nuevamente de proveedores, etc?.

Ya que conoce mi punto de vista espero que coincida conmigo en decir que Comprar no es sinónimo de regatear y regatear no siempre es sinónimo de ahorrar.

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Daniel Campos

CEO - Chief Executive Officer at InnovaSuppliers
Ingeniero Industrial, MBA en Dirección de Empresas de la Escuela Europea de Dirección y Empresa (EUDE) de España. Especialista en Gerencia y Administración de Sistemas de Gestión de la Calidad.Consultor empresarial. Experiencia en Gestión de Compras y proveedores. Co-fundador de InnovaSuppliers
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