Control del Riesgo en la Gestión de Compras

Dia a día las empresas están tercerizando sus procesos para ser mucho más competitivos y eficientes, enfocándose en aquellas actividades que más valor agregan o en aquellas que se consideren como vitales para la organización.

Sin embargo, este tipo de decisiones también puede traer consigo algunos inconvenientes como es la pérdida de control sobre el producto final o el aumento de la probabilidad que eventos desafortunados durante la cadena de suministro se presenten, afectando la calidad del producto y la reputación de la organización.

Ejemplos desafortunados en donde se puede evidenciar pérdida de control a los procesos tercerizados hay muchos, voy a citar algunos: Mattel, en agosto de 2007  tuvo que retirar unos 850.000 juguetes en el mundo al identificarse que algunas de sus muñecas Barbie contenían altos niveles de plomo o empresas como Nike, H&M, Victoria´s Secret quienes fueron denunciados por explotación infantil o el aumento de quejas que se ha venido generando el último año por el incumplimiento de Wall Mart en la entrega de los productos en las fechas establecidas.

Y esto no solamente es un problema que les aqueja a las grandes empresas o a multinacionales, esto es un tema que a las pymes también les afecta y aun con repercusiones mucho más graves que pueden llevarlos hasta su cierre. La falta de análisis a los riesgos a los que pueden estar expuestos puede llevar a las organizaciones a tomar decisiones erradas.

Al estudiar todos estos casos y el impacto generado, ha dado como resultado que cada vez las empresas trabajen más de manera proactiva con el fin de evaluar sus cadenas de suministro e identificar que acciones se pueden tomar para evitar que dichos riesgos se materialicen y en caso de que sucedan contar con los planes de contingencia adecuados para evitar que el impacto sea mayor.

 

¿Cómo identificar los riesgos en mi proceso de gestión de compra?

Hay dos temas que deberían ser prioridad al momento de identificar riesgos: contexto y cadena de suministro.

Con el contexto usted podrá identificar algunos factores que, aunque son ajenos a su organización, en algunos casos podrían afectar la correcta entrega por parte de su proveedor del producto o servicio adquirido. Algunos temas que podría identificar al revisar el contexto está el comportamiento del dólar en los próximos meses, legislación con respecto al producto o servicio a adquirir, restricciones que existan en el país para importación de algunos materiales, variación de precios del petróleo, capacidad financiera del proveedor o materiales que requiere para poder producir el producto a adquirir, etc.

Con respecto a la cadena de suministro, usted podrá definir las actividades que conlleva la entrega y uso del producto o bien a adquirir y frente a cada una de ellas podrá identificar que riesgos están asociados a esa actividad. Algunos temas que puede identificar son la necesidad de capacitación de los empleados de su proveedor para el manejo y transporte del producto, temas en seguridad y salud en el trabajo que debe cumplir el proveedor, seguridad de la información, tiempos de entrega, contingencia en caso de que la materia prima se acabe, stock, etc

No excluya ningún riesgo por más improbable que le parezca.

 

Ya identificados los riesgos ¿que debo hacer?

Cotéjelos con otras áreas de la organización y con el mismo proveedor, siempre es bueno que otras personas ajenas a usted validen su identificación, en la mayoría de los casos ellos pueden darle otra visión y presentarle a consideración nuevos riesgos para tener en cuenta.

Otro tema importante es también revisar sus riesgos con sus posibles proveedores, finalmente ellos tienen una mejor visión de lo que pasa actualmente con el producto y/o servicio que ofrecen. Así mismo en conjunto podrían tomar acciones para mitigar el riesgo o planes de contingencia en caso de que sucedan. Esta revisión de riesgos puede ser también un punto vital para tener en cuenta al momento de seleccionar al proveedor más idóneo ya que es posible que por su experiencia y trayectoria, este tipo de riesgos fueron identificados y controlados o ¿Usted no confiaría en un proveedor que, frente a sus dudas o preocupaciones, le brinde respuestas claras y concretas dándole la tranquilidad que los riesgos identificados los tiene controlados?

 

Ya identificados y cotejados los riesgos ¿Hemos terminado?

La verdad es que no. Ya identificados cuales son los riesgos a los que está expuesto, los controles que manejará y los planes de contingencia a realizar en caso de materialización, tiene ahora un gran insumo para fortalecer su orden de compra o contrato, utilice toda esta información para crear clausulas, penalidades, solicitud de pólizas, indicadores de evaluación de desempeño, auditorías, reportes que debe enviar el proveedor periódicamente, entre otros.

También se aconseja, que periódicamente se revisen y evalúen nuevamente los riesgos, esto con el fin de verificar si ya están eliminados, si hay que diseñar nuevos controles o si durante la operación han venido apareciendo otros.

Este es el valor agregado que como área de compras puede dar a la organización y el objetivo principal que se debería trazar el área. El objetivo no es comprar a bajos precios, es comprar a un precio justo para las partes (Cliente – Proveedor), con la calidad esperada y blindando a la organización de cualquier evento que pueda afectar su producto o reputación corporativa.

El definir un control acertado, puede ayudar a las empresas a ser más preventivas que correctoras, minimiza costos adicionales por no conformidad del producto o inconvenientes de tipo legal, mejora su rentabilidad, pero sobre todo protege su producto y reputación corporativa

Hay que comenzar a salirnos de la idea que estamos solos produciendo o desarrollando nuestros procesos. Cada actividad conlleva muchas personas y entidades que contribuirán y por qué no decirlo afectaran durante la cadena de suministro, así que por sentido común seria vital conocerlos, identificar como interactúa mi producto con ellos, que necesitan del mismo y como evito que el exterior afecte mis procesos. Así que evite riesgos y comience a tratarlos como una verdad inminente en el proceso.

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Daniel Campos

CEO - Chief Executive Officer at InnovaSuppliers
Ingeniero Industrial, MBA en Dirección de Empresas de la Escuela Europea de Dirección y Empresa (EUDE) de España. Especialista en Gerencia y Administración de Sistemas de Gestión de la Calidad.Consultor empresarial. Experiencia en Gestión de Compras y proveedores. Co-fundador de InnovaSuppliers
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